一、如何正确认识会议
开好各类不同的会议是大多数公司决策的中心环节。据专家估计，多达
75％的行政时间用于面对面的交换意见。没有这些交换意见，企业就不可能
运转，但是许多会议的时间比需要为多，而成果比应得为少，其结果，是公
司付出的代价过高。
无可置疑，有许多企业的会议可以不开。但是，考虑到组织机构中面对
面交换意见的重要性，答案不是要少开会，而是要开高效率的会。
□传统理念的会议
会议是指3 个或3 个以上的人（其中一个为主持人）为发挥特定功能而
进行的一种面对面的多向沟通。它是人类社会所特有的一种聚众议事过程。
现实生活中，许多人因为不理解“会议”的真正内涵，或者是对会议和会议
相关的知识缺乏了解，所以总是频开效率低下的滥会而不达目的。
会议是一种管理工具，一般人对它有着热衷与厌恶两种极端的态度。热
衷会议的人强调会议的必要性，认为会议不可缺少，并且能够举出许多冠冕
堂皇的理由，来维护自己的观点，厌恶会议的人则将会议看作是浪费时间与
浪费精力的一种活动，并也能够举出许多耸人听闻的的理由来支持自己的见
解。其实，会议是有它特殊的功能和涵义的。
□会议的功能分析
会议有以下五项功能：
1.提供信息
我们可凭便条、备忘录、甚至正式的书面报告从事信息的交流。这样做，
显然要比开会更加经济划算。但值得注意的是，人们对书面的东西有时不一
定看，就算看了也不一定能完全理解。从这种意义来说，则开会不失为提供
信息的一种明智的举措。在会议中，主席不但能当面澄清与会者的疑问，而
且可借助视听器材，以增进与会者对信息的了解与兴趣。
2.汇集信息
召集能够提供信息的人开会，是收集信息的一种有效的方法。你可以请
求信息提供者，用书面的方式将信息传递给你。如果有必要让其他的人了解
这种信息，你也可将它复印然后分发出去。其次，可通过个别约见有关人士，
当面向他们收集信息。这样做效果极佳。
3.解决问题
当一位主管面临问题时，他可当机立断地亲自加以解决，也可将它授权
给别人代为解决，而不需付诸于会议。但若问题紧迫度不高，同时主管希望
获得集思广益的效果，则最好是能邀请部属开会解决。邀请部属共商问题、
解决方案，不但可让部属感受到尊重，而且也能表现出对协商解决的热情。
4. 宣传政策
当一位主管准备将既定的政策传达给部属的时候，他可以采取三种途
径：第一、书面宣传；第二、面对面个别宣传；第三、凭开会宣传。书面宣
传虽然最符合经济原则，但却不如面对面个别宣传那样有说服力，因为若采
用面对面方式，则主管可根据每位员工特点以调整其宣传方式。至于接受会
议形式与否，最主要考虑在与会者之间的交流是否足以产生良好的说服效
果。假如主管认为交流有利于说服效果提高，则采用开会宣传方式；但若主
管认为可能导致与会者矛盾，则宁可采用面对面个别宣传或书面宣传方式。